Riktlinjer Barnveckan

En vägledning för arrangörer

Arrangör

Barnveckan organiseras årligen under april månad av en av landets barn- och ungdomskliniker. Det kan vara en länsklinik eller universitetsklinik. En länsklinik kan med fördel kontakta en närliggande universitetsklinik för att få hjälp med programmet. Länskliniken har då huvudansvar. Svenska barnläkarföreningen (BLF) och Riksföreningen för barnsjuksköterskor (RfB) är medarrangörer.

Intresserad klinik kan inkomma med intresseanmälan till BLF:s styrelse för att arrangera Barnveckan. Arrangörer utses minst 2 år i förväg. BLF-styrelsen tar beslut om vilka orter som anordnar Barnveckan. Beslutet ska förankras hos RfB.

Lokal arrangör skriver ett avtal med BLF och RfB. Avtalstexten ska vara:

”Svenska Barnläkarföreningen (BLF) och Riksföreningen för Barnsjuksköterskor (RfB) arrangerar årligen Barnveckan. För hjälp med det praktiska arbetet utses en barnklinik i Sverige att vara ansvarig.”

Med denna avtalstext gäller inte lagen om offentlig upphandling.

Målgrupp

Barnveckan riktar sig till alla som jobbar inom barnsjukvård. Utifrån lokala förutsättningar kan andra yrkesgrupper än barnläkare och barnsjuksköterskor delta, och erbjudas separata program av den lokala arrangören. Arrangören kan inte bidra ekonomiskt till sådant program eller hjälp att ordna programaktiviteterna.

Deltagaravgift

Deltagaravgift fastställs av arrangerande klinik. Avgiften för BLF- och RfB-medlemmar är densamma och lägre än för icke-medlemmar. Kostnaden ska vara lägre för att delta två dagar än det dubbla priset av en dag. Alla icke-medlemmar betalar samma avgift oavsett yrkeskår.

Lokala funktionärer och personal på arrangörsorten som på arbetstid varit engagerade med planering och genomförande av Barnveckan bör få delta i Barnveckan utan kostnad. Det är upp till den lokala arrangören att avgöra om även annan personal vid den egna kliniken ska få delta i Barnveckan utan kostnad.

Gästföreläsare som inte är barnläkare får ersättning för resa och uppehälle men erhåller inte traktamente. Föreläsare som är barnläkare eller barnsjuksköterska betalar inte deltagaravgift för föreläsningsdagen, men väl för övriga dagar i Barnveckan. Hon/han betalar också sin resa och uppehälle. Moderator för Barnveckan får inte någon ersättning för att delta och betalar full deltagaravgift.

Ekonomi

Överskott eller förlust fördelas enligt följande:
50 % lokala arrangören
40%. BLF
10%. RfB

Inför varje Barnvecka ska delföreningar som önskar anlita gästföreläsare meddela den lokala arrangören vem man vill bjuda in, samt vilka kostnader detta medför. Den lokala arrangören avgör om det finns ekonomiskt utrymme att engagera gästföreläsaren. BLF kan bidra med maximalt 30 000 kr för en högtidsföreläsare efter ansökan från arrangerande klinik.

Program

Den lokala arrangören har huvudansvar för det vetenskapliga programmet. BLF:s delföreningar ska bistå med programpunkter inom respektive ämne. Den lokala arrangören kan ha synpunkter på delföreningarnas programförslag och har sista ordet vad gäller eventuell finansiering av gästföreläsare. Den lokala arrangören utser lämpligen en kontaktperson gentemot varje engagerad delförening. Den lokala arrangören ansvarar för eventuella ämnesövergripande programpunkter.

Det är önskvärt att programmet lockar juniora och seniora barnläkare. Vissa föreläsningar spänner lämpligen över flera pediatriska intresseområden, andra innehåller mer spetskunskap. Bland de mest populära inslagen under Barnveckan ses minikurser och workshops. Exempel på populära kurser har varit insulinordinationer, akut onkologi, EKG-tolkning, inhalationsteknik, nutritionsberäkningar, hudutslag, stickteknik. Barnveckan erbjuder en bra möjlighet att ordna kurser för att täcka ST-läkares kursbehov.

BLF och RfB har en viljeinriktning att pediatrisk forskning synliggörs och uppmärksammas under Barnveckan. Den lokala arrangören avgör hur detta genomförs. Exempel är posterutställning, pris till bästa ST-arbete och presentation av ett antal pediatriska avhandlingar inom såväl medicin som omvårdnad. I samband med Barnveckan delar BLF ut Rolf Zetterströms pris till årets bästa avhandling av barnläkare, och RfB delar ut pris till årets bästa avhandling av en barnsjuksköterska.

Planering

  • 2 år före Barnveckan – Det är bestämt vilket sjukhus som arrangerar och huvudansvarig person är utsedd.
  • 1 år före Barnveckan – Datum för nästa års Barnvecka är bestämt och konferenslokaler bokade. Huvudansvarig har bildat en arbetsgrupp och representanter från denna gör studiebesök på årets Barnvecka för att dra lärdom av arrangemangen och passar även på att göra reklam för nästa års Barnvecka. Planering av det vetenskapliga programmet har påbörjats.
  • 8 månader före Barnveckan (augusti) – www.Barnveckan.se uppdateras med info om nästa års Barnvecka. Ett blockschema för det vetenskapliga programmet är klart.
  • 5 månader före Barnveckan (november) – Detaljschema för det vetenskapliga programmet är klart med föreläsningstitlar och namn på föreläsare, och finns på Barnveckan.se. Hemsidan är öppen för ”Early Bird” registrering av deltagare. E-postutskick görs till alla landets barnläkare.
  • 2 mån före Barnveckan (februari) – ”Early Bird” registrering avslutas, senare registrering innebär högre pris.
  • 1 mån före Barnveckan (mars) – Registrering via hemsidan stängs med hänvisning till registrering på plats under Barnveckan.

Sponsorer

Den lokala arrangören bestämmer själv om den vill anlita sponsorer. Olika arrangörer har hittills gjort på olika sätt. En extern sponsoransvarig kostar (exempelvis 20 % av de totala intäkterna), men samtidigt avlastas den lokala kliniken arbete när en extern person sköter sponsorkontakterna.

Om en sponsor vill ordna ett lunchseminarium och nå ut till alla deltagare får denna kontakt skötas via arrangören. Inga e-postadresser utlämnas till externa aktörer. Utskick till BLFs/RfBs medlemmar via företag i samband med Barnveckan är en effektiv marknadsföringsaktivitet och bör beläggas med avgift som tillfaller möteskassan.

Hemsida

BLF har registrerat domännamnet Barnveckan.se. Det är en naturlig plats att leta efter information på internet kring Barnveckan. Det är viktigt att de webbproducenter som varje Barnvecka anlitar är snabba att göra ändringar på hemsidan för att hålla den uppdaterad. BLF har inget centralt avtal med någon som sköter hemsidan.

BLF:s styrelse september 2014 genom Anna Bärtås

Se även protokollsutdrag från 2009-08-25/26


access_time 2014-09-23 12:33:41