Riktlinjer Barnveckan

En vägledning för arrangörer

Utskriftsvänlig version

Målgrupp

Barnveckan är ett samarrangemang mellan Svenska barnläkarföreningen (BLF) och Riksföreningen för barnsjuksköterskor (RfB) och riktar sig till barnsjukvårdens alla professioner. Utifrån lokala förutsättningar kan andra yrkesgrupper än barnläkare och barnsjuksköterskor erbjudas separata program.

Arrangör

Barnveckan organiseras årligen i mars/april av en av landets barn- och ungdomskliniker; länsklinik eller universitetsklinik. En länsklinik kan med fördel samarbeta med en närliggande universitetsklinik. Länskliniken har då huvudansvar. BLF och RfB är medarrangörer.
En klinik som är intresserad av att ordna Barnveckan anmäler detta till BLF:s styrelse. Arrangörer utses minst 2 år i förväg. BLF-styrelsen fattar beslut och detta ska i förväg förankras hos RfB.
Lokal arrangör skriver ett avtal med BLF och RfB. För att arrangemanget inte ska omfattas av lagen om offentlig upphandling ska följande avtalstext användas:
“Svenska Barnläkarföreningen (BLF) och Riksföreningen för Barnsjuksköterskor (RfB) arrangerar årligen Barnveckan. För hjälp med det praktiska arbetet utses en barnklinik i Sverige att vara ansvarig.”

Ekonomi

Överskott eller förlust fördelas enligt följande:
50 % lokal arrangör
40%. BLF
10%. RfB

Inför varje Barnvecka ska delföreningar som önskar anlita gästföreläsare i god tid meddela den lokala arrangören vem man vill bjuda in samt förväntade kostnader. Den lokala arrangören avgör om det finns ekonomiskt utrymme att engagera gästföreläsaren. BLF kan efter styrelsebeslut bidra med maximalt 30 000 kr för en högtidsföreläsare efter ansökan från arrangerande klinik.
Lokala arrangören är inte skyldig att bidra ekonomiskt till andra professioners program och inte heller hjälp med att ordna programaktiviteter.

Program

Den lokala arrangören har huvudansvar för det vetenskapliga programmet. BLF:s delföreningar ska bistå med programpunkter inom respektive ämne. Varje delförening ska ha en utsedd kontaktperson för Barnveckan och kontaktuppgifter ska kommuniceras till arrangören.
Den lokala arrangören kan ha synpunkter på delföreningarnas programförslag och har sista ordet vad gäller eventuell finansiering av gästföreläsare. Den lokala arrangören ansvarar för eventuella ämnesövergripande programpunkter.
Det är önskvärt att programmet lockar juniora och seniora barnläkare. Vissa föreläsningar spänner lämpligen över flera pediatriska intresseområden, andra innehåller mer spetskunskap. Bland de mest populära inslagen under Barnveckan är minikurser och workshops. Exempel på populära kurser har varit insulinordinationer, akut onkologi, EKG-tolkning, inhalationsteknik, nutritionsberäkningar, hudutslag, stickteknik. Barnveckan erbjuder en bra möjlighet att ordna kurser för att täcka ST-läkares kursbehov. Kursintyg ska erbjudas efter genomförd kurs.
BLF och RfB har en viljeinriktning att pediatrisk forskning synliggörs och uppmärksammas under Barnveckan. Den lokala arrangören avgör hur detta genomförs. Exempel är posterutställning, pris till bästa ST-arbete och presentation av ett antal pediatriska avhandlingar inom såväl medicin som omvårdnad. I samband med Barnveckan delar BLF ut Rolf Zetterströms pris till årets bästa avhandling av barnläkare, och RfB delar ut pris till årets bästa avhandling av en barnsjuksköterska. Vanligen har minst en halvdag vikts åt dessa aktiviteter. BLF:s vetenskapliga sekreterare bistår i planeringen.
BLF och RfB strävar efter successivt ökad kunskapsspridning genom ökade möjligheter att erbjuda virtuellt deltagande samt att publicera vissa föreläsningar på Barnveckans och föreningarnas hemsidor.
BLF och RfB håller sina årsmöten under Barnveckan. Flera delföreningar och andra grupperingar kan också beredas tid och lokal för möten. Barn- och ungdomsklinikernas verksamhetschefer, studierektorer i pediatrik och professorer har vanligen önskemål om att ordna möten under veckan. Huvudansvaret ligger hos arrangerande klinik.

Planering

  •  Två år före – Ansvarig klinik och kontaktperson där är utsedd.
  • Ett år före – Datum är bestämt och konferenslokaler bokade. Huvudansvarig har bildat en arbetsgrupp och representanter från denna deltar vid årets Barnvecka för att dra lärdom och informera om nästa års Barnvecka. Stafettpinnen överlämnas. Temat är klart och planering av det vetenskapliga programmet har påbörjats.
  • Åtta månader före – Hemsidan är uppdaterad med info om nästa års Barnvecka. Ett blockschema för det vetenskapliga programmet är klart.
  • Fem månader före – Detaljschema för det vetenskapliga programmet med föreläsningstitlar, informationstexter och namn på föreläsare är publicerat. Hemsidan öppnar för registrering av deltagare och för anmälan av abstracts.
  • En månad före – Registrering via hemsidan stängs med hänvisning till registrering på plats under Barnveckan.

Kongressbyrå

Med tanke på arrangemangets storlek är samarbete med en kongressbyrå att rekommendera. Lokal arrangör beslutar om och i så fall vilken kongressbyrå som anlitas samt tecknar avtal. Offert tas lämpligen in från ett par aktörer. MKON, Malmö kongressbyrå, har hittills mest erfarenhet av att arrangera Barnveckan.

Deltagaravgift

Deltagaravgift fastställs av arrangerande klinik. Avgiften för BLF- och RfB-medlemmar ska vara densamma och lägre än för icke-medlemmar. Kostnaden ska vara lägre för att delta två dagar än det dubbla priset av en dag. Alla icke-medlemmar betalar samma avgift oavsett yrkeskår.
Lägre avgift vid tidig anmälan tillämpas fram till och med två månader före Barnveckan.
Lokala funktionärer och personal på arrangörsorten som på arbetstid varit engagerade i planering och genomförande av Barnveckan bör få delta i Barnveckan kostnadsfritt. Arrangören bör även möjliggöra deltagande för övrig personal vid den egna kliniken/sjukhuset, i mån av tid. Ett eventuellt överskott kan användas för att återbetala deltagaravgift för medarbetare som deltagit.
Gästföreläsare som inte är barnläkare får ersättning för resa och uppehälle men erhåller inte traktamente. Föreläsare som är barnläkare eller barnsjuksköterska betalar inte deltagaravgift för föreläsningsdagen, men väl för övriga dagar i Barnveckan. Hon/han betalar också sin resa och uppehälle. Moderator för Barnveckan får inte någon ersättning för att delta och betalar full deltagaravgift.

Sponsorer

Den lokala arrangören bestämmer om den vill anlita sponsorer, något som vanligen administreras av kongressbyrån. BLF:s riktlinjer för sponsring ska tillämpas.
Om en sponsor vill ordna ett lunchseminarium och nå ut till alla deltagare ska denna kontakt skötas via arrangören. Inga e-postadresser lämnas till externa aktörer. Utskick till BLFs/RfBs medlemmar via företag i samband med Barnveckan är en effektiv marknadsföringsaktivitet och bör beläggas med avgift som tillfaller möteskassan.

Hemsida och mobilapp

Vetenskapligt och socialt program samt övrig konferensinformation ska finnas tillgänglig på webben och i en mobilapp.
BLF har registrerat domännamnet www.barnveckan.se. BLF har inget centralt avtal med någon som sköter hemsidan.

Miljö och klimat

Barnveckan ska planeras och genomföras med hänsyn till miljö och klimat för minsta möjliga klimatpåverkan. Faktorer som kan diskuteras är digitala lösningar, resor, måltider, profilprodukter och föreläsargåvor.
Vanligen har föreläsarna tackats genom en gemensam gåva till en välgörenhetsorganisation vald av arrangören.

Framtidsgruppen

För samordning och erfarenhetsutbyte mellan arrangörer ansvarar BLF för att ordna regelbundna träffar i Framtidsgruppen. BLF:s vice ordförande är sammankallande. I gruppen deltar en till två representanter för de två senaste och de två kommande barnveckorna samt minst en representant från RfB. Ungefär månatliga telefon- eller videomöten har varit praxis. Framtidsgruppen ansvarar för att årligen gå igenom och vid behov uppdatera innehållet i denna instruktion.

BLF:s styrelse februari 2021 genom Anna Bärtås

Se även protokollsutdrag från 2009-08-25/26


access_time 2021-02-15 18:55:46